Caixa do dia: o controle mínimo para saber se sobrou dinheiro

No pequeno negócio, o dinheiro chega por vários caminhos ao mesmo tempo: Pix, cartão na maquininha, dinheiro na gaveta, um cliente que paga depois. E sai também por vários caminhos: produto comprado às pressas, comissão adiantada, almoço pago com o dinheiro do caixa. Sem um controle de caixa, a conta não fecha no fim do mês, e ninguém sabe dizer onde ficou a diferença.

Não precisa de nada complicado para resolver isso. Precisa de um hábito: fechar o caixa todo dia.

Faturamento é o mesmo que lucro?

Não, e esse é o ponto mais esquecido. Se a agenda teve 15 atendimentos hoje, o negócio faturou o valor desses 15 atendimentos. Isso não quer dizer que esse dinheiro está livre. Dele ainda saem a taxa do cartão, a comissão do profissional, o produto usado, o aluguel, a luz, a internet e o seu próprio salário.

Quem olha só para o faturamento tem a sensação de que o negócio vai bem, até o dia em que as contas do mês chegam e não tem saldo para pagar.

Como fazer o controle de caixa do pequeno negócio todo dia?

No fim do dia, anote quatro números:

1. Quanto entrou, separado por forma de pagamento. Dinheiro, Pix, débito, crédito. Cada um tem um prazo diferente até a sua conta.
2. Quanto saiu. Tudo o que foi pago naquele dia, com o motivo: compra de produto, troco, vale, despesa do dia.
3. Quanto ficou a receber. Cliente que pagou só uma parte, cliente que vai pagar depois, venda no crédito que só cai mais tarde.
4. Quanto tem de fato na gaveta. Conte o dinheiro em espécie e compare com o que deveria ter.

Se o dinheiro contado bate com a anotação, ótimo. Se não bate, você descobre no mesmo dia, quando ainda dá para lembrar o que aconteceu.

Diferença de caixa descoberta no mesmo dia tem explicação. Descoberta no fim do mês, vira mistério.

Por que separar o dinheiro do negócio do seu?

Esse é o hábito que mais muda o quadro, e o mais difícil de manter. Quando o Pix do cliente cai na mesma conta em que você paga o mercado de casa, fica impossível saber se o negócio dá lucro.

O caminho mais simples é ter uma conta só para o negócio e pagar a si mesmo um valor fixo, como se fosse um salário. Se precisar tirar mais, registre como retirada. Para decidir que tipo de conta abrir e como formalizar essa retirada, converse com o seu contador.

Venda no cartão já é dinheiro em caixa?

Ainda não. Dependendo de como a maquininha está configurada, o valor do crédito pode levar dias ou semanas para cair, e chega com a taxa descontada. Se você conta esse valor como disponível, pode assumir uma despesa que não consegue pagar na data.

Por isso a linha "a receber" é tão importante: ela mostra o dinheiro que é seu, mas ainda não está com você. Confira no aplicativo da maquininha o prazo e a taxa de cada forma de pagamento.

O que olhar uma vez por semana?

O fechamento diário evita a bagunça. O olhar semanal mostra a direção. Some os sete dias e responda:

• Quanto entrou de fato na conta nesta semana?
• Quanto saiu, e qual foi a maior despesa?
• O que está previsto para entrar e para sair na próxima semana?

Assim você vê com antecedência se vai faltar dinheiro para o aluguel e age antes: adia uma compra, reforça a agenda ou cobra quem está devendo, de preferência com sinal e cobrança sem constrangimento.

Quais são os erros mais comuns no caixa?

• Pagar despesa com dinheiro da gaveta sem anotar. O caixa fecha errado e ninguém lembra por quê.
• Deixar o fechamento para o dia seguinte. No dia seguinte já tem outro movimento, e os dois se misturam.
• Contar fiado como se fosse recebido. O cliente que vai pagar depois precisa estar numa lista, com nome, valor e data combinada.
• Esquecer a comissão. A parte do profissional não é sua. Separe desde o primeiro dia e veja como fechar a comissão do profissional sem discussão.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva para fechar o caixa do dia?

Com as anotações feitas ao longo do dia, o fechamento leva poucos minutos: somar as entradas por forma de pagamento, somar as saídas e contar a gaveta. O que toma tempo é reconstruir o dia sem anotação.

Preciso de uma conta bancária separada para o negócio?

Separar a conta do negócio da conta pessoal é o jeito mais simples de saber se o negócio dá lucro. Que tipo de conta abrir e como registrar as suas retiradas é uma conversa para ter com o seu contador.

O que fazer quando o caixa não bate?

Procure a diferença no mesmo dia: despesa paga com dinheiro da gaveta sem anotação, troco errado e pagamento lançado na forma errada são os primeiros lugares para olhar. Anote a diferença e o motivo, mesmo quando não encontrar.